書麵溝通的藝術 [プレゼンは資料作りで決まる！] 下載 mobi epub pdf 電子書 2024

産品特色

編輯推薦

◎ 30年來一直在媒體行業從事“錶達”工作的資深企劃谘詢師天野暢子的全新力作，教你隻用商務文本就能傳達主張，發揮120%的說服力，迅速得到上司和客戶的認可。

◎作者提齣的“5個重點×6個步驟”是適用於製作所有類型商務文本的強大法則，隻要照著做，新手也能立刻把握決策者的需求，打造擁有清晰邏輯和強大說服力的齣色商務文本。用模闆彰顯個性，在細節處體現品質，纔能打動決策者的心，為自己的想法贏得機會。

內容簡介

參考前輩製作的商務文本，無法得到上司的認可；閱讀瞭大量如何製作商務文本的書籍，提交的方案卻還是不能被采納。相信一定有許多人都有過這樣的苦惱。製作商務文本的終目的是“讓你的方案被采納”，所以重要的就是要打動上司、老闆及客戶的心，讓你的方案成為他們眼中的齣色選擇。一份足夠細緻和優秀的商務文本，甚至不需要口頭說明，就能讓人立刻瞭解方案的重點。

資深企劃谘詢師天野暢子，30年來一直在媒體行業從事“錶達”的工作，她不僅嚮客戶提交過無數份商務文本，也站在決策者的立場上收到過大量的商務文本，深知“提案者”和“決策者”的心理。作者將多年來製作商務文本和選擇商務文本的經驗和精華濃縮成本書，隻要掌握書中提到的5個重點和6個步驟，任何人都能快速製作齣一份齣色的商務文本，無論是企劃方案、投標書還是宣傳海報立刻就能被上司或客戶采納。

本書更提供瞭9個專業人士常用的技巧，不管是做PPT還是紙質資料，都能讓你事半功倍。同時搭配瞭9個商務文本的實際案例，從預算報告到媒體新聞稿，幫你打造無往不勝的超強商務文本。

作者簡介

天野暢子（Amano Nobuko），日本資深企劃谘詢師，ePresen公司負責人。1962年齣生於廣島，畢業於廣島修道大學，曆任廣告公司媒體部負責人、記者、谘詢公司企劃、大型遊戲製作公司企劃公關部負責人、連鎖酒店總部企劃等職，2006年開始專業從事企劃谘詢工作。

她曾代錶廣告公司、媒體、企業接觸過各種商用文本，擅長寫作企劃案、標書、新聞稿，經常“不說一句話”就獲得成功；曾受邀講授“獲勝！企劃書製作技巧”一類課程，傳授其在談判和競標中屢屢獲勝的技巧；已齣版多種演示、PPT現場演示及企劃書製作方麵的圖書。

目錄

前言——001

STEP 1用“6W2H”來“決定格式”——002

STEP 2“構成”商務文本！——012

STEP 3“寫”商務文本的“文章”——040

STEP 4讓商務文本更直觀！——060

STEP 5編輯商務文本！——082

STEP 6檢查商務文本！——096

捲末資料Ⅰ專業人士的必勝技巧——112

附加資料Ⅱ立刻使用專業人士的模闆！——132

後記——155

齣版後記——158

精彩書摘

STEP 1 用“6W2H”來“決定格式”

03精確到“到×時為止”

截止日期是絕對條件

開始製作商務文本時，就要決定截止日期。無論多麼完美的商務文本，如果過瞭截止日期再提交，也會被判齣局，不戰而敗。

我們常常聽到“盡快”（盡可能快些）這樣曖昧不清的要求。有的人覺得“盡快”是“30 分鍾之內”，也有人認為是“這周之內”。

即使再三詢問，也有很多人聽後就忘記截止日期。如果忘記瞭，就打電話或者發郵件嚮對方詢問清楚。不僅要問截止到哪天，還要精確到具體時間。

按順序製定計劃

知道截止日期之後，就按照日期把需要做的事排列齣優先順序。然後反過來推算日期，製定計劃。

①製作商務文本時，有不清楚的地方就嚮對方確認

②有其他人參與的項目，要先嚮對方確認日程，再提齣請求

③提前預約開會用的會議室、打印機

④需要經費的部分，要事先獲得預算的許可

⑤有些工作在休息日和夜間無法進行，如調查、購物等事情。

需要提前做好準備無論截止日期是當天還是幾周之後，都要先做好上述事項的準備，再

進入實際製作的階段。由於沒有認真分配時間而造成商務文本未被采納這種情況，是絕對要避免的。

根據使用場閤，商務文本可分為 3 類

根據使用場閤，商務文本可以分為3類。即①現場展示的商務文本（如幻燈片等）；②現場給對方閱讀的商務文本（幻燈片和分發的商務文本）；③隻需要給對方看的商務文本。在製作之前，我們必須要弄清將要製作的商務文本屬於哪一種類型。

①包括給彆人看的幻燈片，以及分發並當場迴收的紙質資料。為保護機密信息，防止泄漏商務文本內容的時候，通常采取這種方式。在這種情況下，由於可以對商務文本進行口頭補充，所以要盡量壓縮字數。②是指用幻燈片說明的同時，也會將資料發給對方，所以傳達力會更強。對方能夠通過閱讀紙質資料瞭解到更加詳細的信息，因此幻燈片應選用給人留下強烈印象的照片、動畫等，以此來吸引聽者的關注。

無需說明也能理解的內容

③的情況則是我們無法對商務文本進行說明，所以必須做成即使不用解釋說明，對方也能理解和認可的內容。在這種情況下，即使可以口頭做補充說明，也要使用不會讓人産生誤解的錶達。因此，這樣往往會導緻製作齣來的商務文本的信息量比①更多。

你無法對每個人都解說自己的商務文本，所以要做齣所有人看瞭都能夠迅速理解的商務文本。做成能夠吸引決策者、正確且有說服力的商務文本吧。

04根據場閤選擇商務文本的形式

製作商務文本是以什麼為目的

我們接下來要製作的商務文本是以什麼為目標的？我認為，最重要的是要做齣能取得成果的商務文本。我們必須明確目標是“什麼”、會“變成怎樣”，纔能得到想要的結果。許多商業活動都需要遵循一定的順序來展開，因此在各個階段都需要反復閱讀商務文本，所以就要確定“本次目標”。

最終目標和本次目標

給對方展示商務文本時，必須設定“本次目標”。比如需要遵循下麵5 步來展開的時候：

目標 1 “公司名稱和商品名稱”+“讓顧客記住”

目標 2 “傢庭訪問”+“預約上門時間”

目標 3 “預算規模”+“詢問顧客”

目標 4 “做齣預算”+“收到委托”

通過上述步驟，

最終目標 “商品”+“讓顧客購買”

為達到這一目標而使用的工具，就是商務文本。

在確定各個環節的目標之後，我們就要考慮用什麼方法讓顧客做齣決定。比如，提齣商品和服務優點讓顧客對商品産生興趣、解答顧客持有的疑惑、打價格戰讓顧客覺得實惠、用“僅限 ××”等宣傳語來刺激顧客的購買欲，等等。

06調查決策者

是怎樣的人，要用怎樣的策略

是什麼樣的人會閱讀你的商務文本並做決策？如果不知道這點，就無法讓決策者認可你的商務文本，因此你要徹底地進行思考。

你要知道決策者是一個人還是很多人、他（他們）的性彆、年齡、職業、職務、知識和經曆、關注什麼、喜歡什麼、討厭什麼、誰掌握著最終決定權，等等。

即使是同一個年代的人，如果決策者是年長者，那麼在製作商務文本時也要選擇較大的字號，讓商務文本讀起來更方便。同時也要盡可能地貼近那個年齡層的說話方式。

如果是製作在公司內部閱讀的商務文本，則要盡可能詳細地調查。如果決策者是自己的直屬上司，則要收集其年齡、做過哪些工作、關注什麼領域、是否瞭解 IT 用語這類你可能已經知道的信息。如果是其他公司或者其他部門的員工，那麼即使是很細微的信息也要收集。

調查、想象並確定決策者的特徵

在決策者不明確的情況下，要想象並分析對方的特徵。推測決定權在誰的手中，然後在想象這些人的形象，尋找做決策的關鍵點。

實際上，嚮沒有閤作過的公司提齣方案也是常有的事。我們需要在該公司的主頁等地方調查對方的商品、事業規模、發展沿革等信息。

通過這種分析，我們就不是完全不瞭解對方，而是通過收集信息和想象，在一定程度上確定瞭對方的特徵。在接下來的步驟中，要牢記其特徵來製作商務文本。

07提交完整的商務文本

數據資料還是紙質資料

提起商務文本，可能大部分人都會想到紙質資料。但是，商務文本分為兩種——需要從 USB、Web 上下載的①數據資料和②紙質資料。

給對方看數據資料的時候，可能會齣現一些問題：對方的電腦打不開文件、亂碼、文字或圖像無法顯示等。又或者製作瞭彩色的資料，可能對方會使用單色印刷。一頁商務文本有兩麵、4 麵時，則可能會齣現印刷後字體較小、無法閱讀的情況。想要避免齣現上述問題，最好選擇 PDF 格式保存商務文本。

要注意不同類型的商務文本

如果是印刷好的紙質資料，就不會齣現亂碼、變色的情況，字號的大小也不會改變，因此可以讓讀者直觀地看到我們希望他們看到的文字和圖片的狀態。

但是紙質資料有一點是需要注意的：如果是幻燈片的數據，可以在一頁上隻加一行文字，再添加不同的效果展示給讀者，但是打印齣來就會變成一份數量龐大的資料。

如果考慮到對方可能會打印商務文本，又或者邊走邊閱讀商務文本，就應該盡量壓縮商務文本內容。由於對方打印後的商務文本可能會和最初的版本不同，所以我們要選擇即使單色印刷也不會影響商務文本美觀度的顔色。

08沒有獲益感就無法做齣決定

決定商務文本能否被采納的最重要的因素

做決斷時，決策者經常會考慮的就是“獲益程度”。無論是多麼有魅力的創意或企劃，如果沒有寫明金額，對方就無法做齣判斷。

金額包括三種，即①需對方負擔的金額，②免費，③對方可獲取的金額。這被稱為“獲益感”，是對方決定是否采納這份商務文本的關鍵。

①是對方負擔的金額，即開銷。開銷是無法避免的，但是寫成“定價10 萬日元，可降到 7 萬日元”，決策者就會感到這份方案的益處。②提案的內容是沒有費用支齣的，即“零元提案”。如果是這樣的話，可以寫明“可縮短時間”“可減少所需人數”等內容。這樣的話，即使沒有明確的價格和費用，對方也會注意到這份方案的優點。沒有費用支齣的提案比較容易通過，建議在商務文本中標明“零費用”，積極嚮對方傳達方案的優點。

收益的金額要明顯地標注齣來

③是關於對方收取的費用的提案。許多人提到金額，就會想到費用、支齣。但是此外還有“現在辦手續最大可以獲得 10 萬日元的返還”“在× 日前決定可返 3 萬元現金”等。在這一點上，也必須通過標明具體金額來傳達方案的優點。

讓對方做齣決策最關鍵的地方就是明確展示齣低成本這一優點。這和估價不同，所以無需詳細說明，把大概的價格告訴對方就可以瞭。

……

前言/序言

◎在演講中，商務文本決定一切！

感謝您在眾多製作商務文本的書中選擇瞭這一本。相信有許多人都是看瞭副標題“吸引決策者的目光”，纔選擇這本書的。

即使參照前輩做的商務文本，卻還是無法得到認同；即使看書、聽講座，拼命學習如何製作商務文本，自己的提案依舊不會被上司采納。相信很多人都有這樣的煩惱吧！

這大概是因為到目前為止，您學習的是“商務文本的製作方法”，而不是“能被采納的商務文本的製作方法”。

說到商務文本，很多人就會想到“演講商務文本”和“廣告傳單”，覺得商務文本隻是演講和銷售活動的一部分。

然而，事實上，“商務文本本身就是演講”。隻有上司認同瞭你的商務文本，你纔有機會當麵做演講、解說自己的方案；而最後簽約和付款的時候也需要商務文本作為依據。反過來說，隻要商務文本足夠細緻和優秀，就不需要口頭說明，這就是商務文本的魅力所在。

◎決定商務文本能否獲得認可的 5 個要素

那麼，我們如何纔能“吸引決策者的目光”呢？商務文書的有些部分必須按照格式來製作，有些部分則可以自由錶現。我製作商務文本時，在思考決策者想法的同時，也常常思考以下 5 點。

首先，我們應根據商務文本決定“是什麼”、“要怎麼做”，這樣纔能將對方引導到目標（Goal）方嚮。你並不隻是在做一份商務文本，在最開始就要想好“是什麼”、“要怎麼做”。

而且，決定商務文本質量的不是機器和電腦係統，而是有感情的人。多為對方考慮（Hospitality），就能獲得對方的好感。

能通過的商務文本具備的 5 個條件

Hospitality

（考慮周全）

Goal

（目標）

Simple

（簡易）

Usability

（實用）

Originality

（個性）

接下來，就要體現商務文本不是單純的模仿，要做齣有自己特點和獨創性（Originality）的商務文本。這一點也能決定商務文本能否被采用。為瞭讓對方順利地采用自己的商務文本，實用性（Usability）非常重要。

過於復雜的商務文本是不會得到認可的，所以盡量將商務文本做成讓決策者容易做齣決定的形式。

最後一點就是簡易（Simple）。讓對方通過直覺而不是商務文本中的解釋說明來做齣判斷，這樣可以不讓對方做過多的考慮，從而直接引導其做齣決定。

◎站在決策者的立場考慮

30 年間，我一直在媒體行業從事“錶達”的工作。在廣告公司、廣告製作、媒體等領域都有過工作經驗，而且同時具有“選擇商務文本”和“製作商務文本”兩方麵的經驗。迄今為止，我不僅嚮客戶提交過無數的商務文本，並且作為決策者也有著豐富的經驗。

我製作的商務文本之所以能夠被采納，是因為非常瞭解“製作商務文本”和“選商務文本”這兩個立場的想法。當決策者有不止一位時，我會分析我以外的人在選擇商務文本時是怎麼想的，會做齣什麼樣的發言來做決定。

“對方是這樣的人，需求是這個，想避開的是那個，所以這樣做商務文本就可以獲得對方認可！”我就是這樣先製定戰略，然後纔開始做商務文本的，所以我製作齣的商務文本纔能不斷地得到認可。

◎按照這 6 步，就一定能做好商務文本

因為我有多年製作商務文本的經驗，所以常常有人詢問我“做一份好商務文本的方法”。這其中的許多人都停在瞭“不知從何處入手”的階段。

幾乎沒有哪個學校和公司會教你如何製作企劃書和商務文本。於是我便思考，該如何把我多年來掌握的“製作商務文本的能力”教給大傢，讓大傢也能夠快速地製作齣一份齣色的商務文本。

我得齣的結論是，像上颱階一樣，按照固定的步驟製作商務文本就可以瞭。

我在正文中將會詳細介紹製作商務文本的方法。但是，無論製作什麼類型的商務文本，都要遵循上圖所示的 6 個步驟。即“決定格式→決定結構→寫文章→直觀→編輯→檢查”。

◎用 6W2H 收集信息

在最開始決定商務文本的格式時，我們很容易草率對待。但是，這是“會被采納的商務文本”中不可忽略的一部分。

作為演講、錶達專員，我每天都需要看很多份商務文本，其中有很多都沒有寫明商務文本閱讀者做齣決策時所必需的信息，那些被稱為商務文本製作專傢、演講專傢的人做的商務文本也不例外。如果沒有提供做判斷的材料，那麼這樣的商務文本是不可能被采納的。為瞭讓商務文本被采納，就需要用“6W2H”來確定什麼是必要的信息。

如果有哪個部分被省略瞭，商務文本就會齣現漏洞，這將成為商務文本不被采納的原因。

What 什麼？

Who 誰？

When 何時？

Where 在哪？

Why 為什麼？

Whom 對誰？

How 怎麼樣？

How much 多少錢？

接下來，在正文中將會詳細分析這些要素。在開始製作商務文本時，必須先確認商務文本的閱讀者和使用這份商務文本的情景，再開始製作商務文本。即使是同一件商品的提案書，嚮 A 公司和 B 公司提齣相同的商務文本，也不一定能同時吸引兩位決策者。

◎“被采納的商務文本”將改變你的人生！

為瞭讓您記住這些基本事項，全書每一頁都標明瞭和“GHOUS”“6W2H”中的哪些要素相關。還附有用來確認商務文本中是否有遺漏的檢查錶，以及 Word、Excel 都可使用的有代錶性的商務文本樣本。對商務文本的製作還不熟練的人，首先按照基礎事項開始製作吧！

擁有瞭製作商務文本的能力，就可以不斷獲得成功，不斷實現願望，人生就會變得閃閃發光。

希望通過這本書，你的人生會發生可喜的變化。