除非是熟识的人，否则收信人一般无法从账号解读出发信人到底是谁，因此标明发信人的身份是电子邮件沟通的基本礼节。有许多人将自己的身份设计成一个附着档案，每当发信出去时，此档案也将自动地贴附在该讯息后面。我们希望针对“身份设计”强调两点注意事项：首先是“身份设计”应充分代表发信者自己，无论是引用文学名作词句或以图绘表示，都必须真实且充分地反映自己。有些人的身份设计为：＊＊&%^$&(^)@C�盰>Liang，读来不免让人感觉他或许是一个“精神错乱”的人；其次是切勿过度装饰自己的“身份设计”，例如引用名作太多或图绘太华丽等等，均会妨碍电子邮件的正常沟通效益。

（2）遵守一般法律规定。

进行网际沟通时，一般日常生活中的行为准则亦须遵守。因通过计算机系统，要撷取、复制或篡改他人作品是相当容易的，因此在网际空间中对于版权的尊重是非常重要的。凡是引用或改编他人文字或图绘作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重。

（3）勿任意或无心地浪费频宽。

传送冗长文字与大型图绘均会占用大量的频宽，造成网络塞车。为避免浪费网际空间使用者的宝贵时间，应谨慎考虑传送讯息容量的大小。

（4）小心附件功能的使用。

在若干电子邮件系统中，由于附件功能的缺乏或不成熟，会造成使用者无法顺利阅读文件。使用者也经常会因对附件功能的不熟悉而误删邮件，因此，如果附件内容不长时，请直接撰写于信件中。若一定要使用附件功能，也须注明附件的大致内容及撰写软件，例如：“本信具体内容见附件，撰写软件为Word 12��0 for Windows。”

（5）勿重复传送同一讯息。

勿一再传送相同的讯息给相同的对象，这不仅会使网络超载而降低传输速率，同时也占用他人的信箱容积。此外，传送电子信件时也须注意，不要分别发送相同的讯息给多个组群，因为有不少网络使用者同时隶属于几个不同的电子邮件组群，如此一传送，这些使用者势必会重复收到相同的讯息。若要传送邮件给多个组群，请一次传送完毕。

（6）定期检查计算机系统的时间与日期之自动标示。

电子邮件传送时会以所用计算机的设定日期与时刻来标示信件发送的时间，为避免不必要的误会发生，使用者须定期检查计算机系统时间与日期设定是否正确。

三、回复电子邮件的礼仪与规范

（1）情绪高涨时避免立即回复讯息。

人们习惯于面对面的口语传播，脸部表情与身体语言都会辅助沟通的效益。然而，使用电子邮件沟通却缺乏这些看得到或听得到的辅助，极易造成误解。有很多字句在日常口语沟通时并不会冒犯他人，例如有人以三字经作为见面时打招呼的口头禅，但若将其写入邮件传送给不明事理的人，恐怕将引起不可预期的纷争。当来信引发个人情绪高涨时，此时应等心情平静后再看一遍，恢复正常理智时，解读信件内容的方式或许全然不同。

（2）谨慎处理恶意中伤的邮件。

在网际空间中，恶意中伤或会引起争端的邮件通常被称为“Flames”。对于Flames的处理要非常谨慎，以避免中计而造成连锁反应的污蔑行为。应付Flames最好的方法为：忽视它！

（3）阅读信件时应设法理清建议与意见。

如同撰写传送邮件时须注意理清建议与意见一般，阅读他人邮寄来的信件也须注意这项原则。详细辨明来信到底只是表达看法、反映需求还是提出方案、鼓吹行动。如此，才能适当地回复来信。

（4）避免非相关主题性的言语。

网际空间具有八卦传播与闲聊的特性，切勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题。因此，回复他人建议与意见时，必须扣紧主题，并提出相关的实证予以说明，尽量避免非相关主题的言论涉入回复信函的内容中。此外，要回复他人信件时，请使用“Reply”（回复）的功能，不要另起标题而造成对方的混淆。

（5）将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见。

在回复某一特定信函之前，请先阅读所有已回复该信的内容，也许你原定的回复内容已有十个人讲过相同的意见。若真如此，只须轻描淡写地表达即可，无须重复大家已觉厌烦的意见。在网际空间中，长篇大论往往不会引发他人阅读的兴趣，反而是那些精简有力的言论会吸引群众。

（6）确认将要回复的对象是谁。

在网际空间中进行公众事务的讨论时，请再三思考回复的对象到底是谁?有必要将自己的意见广播吗？或许，只须回复意见给发信者，并加注说明：如果你觉得有必要将这个意见广播给大家，敬请传送无妨！署名代表着回复者对其言论负责的态度，也让回复者因其精辟的言论而获得赞誉。

（7）切勿在未经同意前，将他人信函转送给第三者。

若要把他人的来函转送给第三者，须先征询来信者的同意，否则就犯了网络礼仪的大忌！对来信者而言，邮件内容是针对收信者所撰写的私人信函，不见得适合他人阅读。

（8）考虑替代性的沟通渠道。

回复电子信件前，再思考一下：为何不拿起电话与对方聊聊或约个时间当面签复？别忘了，电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助(如表情、肢体语言等)。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的，更何况目前太多的人都是以非自己母语的英文进行电子邮件沟通，误解与纠纷自然在所难免。最后，要提醒所有人，当你们成为优秀的公民时，千万要遵守互联网的礼仪，不要认为在计算机的世界里，没有人可以看见你，就可以为所欲为。

四、搞清楚CC（抄送），BCC（加密抄送），FW（转发），收件人

如果你的直接主管是喜欢事必躬亲的，或者这件事你需要领导支持，一定要去CC（抄送），不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系，别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。

BCC（加密抄送），员工可以放在加密抄送栏。举例来说，你需要别的部门做一件事，你要写邮件给这个部门的经理，为了得到老板支持，你又必须抄送你的老板，但这件事最终执行得怎么样，需要你的员工去跟进。很多人会犯的错误就是把员工也放在抄送栏，想想看，员工和领导放一起多么的不恰当，这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句，员工就能了解事情的前因后果去帮你跟进。

多说一句，永远别高估你员工的智慧，所以该做什么，什么时候要做好一定要交代清楚，别指望员工能在几件事情之中清楚地知道要先做哪件；还有，同一件事情要是给两个及以上的员工一起做，一定要分清楚谁做什么，别指望员工能自我协调，否则很可能“三个和尚没水吃”。

FW（转发），身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情，分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的员工去处理。转发后加个批示“×××，（请处理）”，简单明了。

有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写的原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information，仅供参考），领导不是你的员工，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。

五、关于回复

礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。

六、关于已读回执

要求对方给已读回执，通常是鉴于以下两个功能：

1�蹦谌莺苤匾�的邮件，需要知道对方是否读过。如果是需要在限定的时间内读，用邮件的优先级功能即可，这是另一个问题了。

2�笔歉鋈四康模�看收件人究竟打开过没有。

每个邮件系统的设置并不一样，有的邮件系统是收件人一旦打开会自动发送已读回执的，且没有任何记录可查（在已发送邮件里面是不会出现的），但也有的系统是询问后根据你的选择发送的，已发邮件有迹可查。如果是前者自动发送，那么你可以实现功能一及二；如果是后者，那么很抱歉，你可能什么都无法实现。收件人完全可以读过以后选择不发送已读回执。

最近的实践表明，即使是自动发送已读回执，如果收件人刻意避免，还是可以操作的，在预览状态下看完邮件，根本就不需要打开，只要不双击打开，就不会自动发送已读回执。

七、关于优先级

加了感叹号的红色邮件总会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。所谓重要，需要发件人很好地判断。

八、给上级写邮件如何做到良好的交流效果

1�被惚üぷ鳌�

总结自己干了些什么、做了多少和别人觉得你做了多少很多时候不能画等号，而很遗憾的现状是——评价一个人的绩效取决于后者。邮件正文需要提纲挈领，如果你一定要把自己做的事情详细阐述，请在附件里写。要知道领导的时间远比你的宝贵。　

2�鼻肭笈�示。

写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，切忌自以为领导什么都知道。很重要的一条是不要自作聪明加上许多自己的分析，要知道领导不会比你笨，至少不要表现出来。更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。这个需要一点技巧，汇报了一个问题，然后委婉地说自己的看法，最后的决定却是领导的。懂得解决问题的才是领导，只会反映问题的不过是职员而已。

当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过10分钟，电话或者面谈会是更经济的选择。笔者曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，10分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。　

3�弊�发资料。

可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。如果要谄媚一点，还可以打印好拿过去方便领导看。但电子版发过去会更好。

所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。

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