　　艾薇儿经常对同事说：“人们遇到的最大问题就是觉得自己已经被压垮了。他们不相信自己可以花4个小时的时间去收拾东西、整理办公室。没有一个人这样去做，除非是以此为生的人。所以不要去想你需要花费4个小时的时间去经历这个过程。你首先要做的就是，认识到你办公室里的每一件物品都需要一个位置来放置。从这里开始，你可以把整个事情划分为几部分来完成。”

　　有时候，艾薇儿也向一些新来不久的同事介绍自己整理工作空间的经验：“我把大量的时间投入到整理笔记本电脑里的文件夹上。比如说，每个委托人都有一个文件夹，而在每个文件夹里都有一个单独的文件夹——像是建议、应交付的资料、笔记等。确切地知道每件东西的位置，让我的工作变得很有效率，我也因此节省了许多时间。”

　　哈佛时间管理项目研究人员认为，整理杂乱无章的工作空间有利于节省工作时间，提高工作效率。

　　建立一个较佳的工作秩序，增加单位时间的使用效率，合理组织工作，这既是最容易的事，也是最困难的事。工作无序、没有条理，在乱糟糟的工作环境中东翻西找，这意味着你的精力和时间都毫无价值地被浪费了。我们经常看到一些学生的书包、书桌，甚至一些高级管理人员的公文包和办公桌上，堆满了文件、书稿、废报纸、喝剩下的半杯牛奶、折了半页角的旧杂志，等等。在这样的环境下工作，你的工作可能高效吗？你甚至都有理由怀疑自己是否还有工作的心情。

　　高效的职员会以有条理的工作环境而给上司留下深刻印象，从这种条理之中，上司会对他产生信任感，认为他做事也会一样有条理。这种信任为高效职员开启了获得更大和更佳的工作任务之门。

　　办公桌面是否整洁，是工作条理化的一个重要方面。有些人却把杂乱看作一种工作方式，他们也许认为，在这种随意的工作环境中，自己的心情会更放松，重要的东西总会在大堆文件中自己浮现出来。一位西方的老牌管理者对办公桌上堆积如山的物品提出了精辟的解释：“这是因为我们不想忘记所有的东西。我们把想记住的东西放在办公桌上一堆资料的顶部，这样就可以看到它们。”

　　可问题在于，多数情况下东西往往会越堆越高，桌子上的物件也会越来越杂乱无声，这种杂乱往往会带来相反的效果——当你无法记起堆积物下层放的是什么时，或者你要为一个项目找到所有相关资料时，你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样，你的时间就浪费了。

　　更糟糕的是，随意放置的零乱物品会随时吸引你的注意力。当你在做某项工作的时候，你的视线也许会在不知不觉中被别人送你的小纪念品、钟表或者全家福照片吸引。等你回过神来时，又不得不从头思索刚才正在做的工作或写的文书。

　　对于许多人来说，组织安排环节上的不足会妨碍他们有效地利用时间。办公桌上的纸张、信件、文件夹和收据让他们的工作没有头绪，无从下手。这样的人需要针对有缺陷的组织工作、杂乱的工作空间，找到解决的办法。

　　好的办公环境能让人心情舒畅，工作起来也会干劲十足。那么应该怎样打造办公环境呢？

　　（1）尽量把那些利用频率高的东西放在手边。当你需要使用它们的时候，不用起身就能拿到，这对于专心工作非常重要。还可以准备一些文件夹和收纳箱，把相关文件和文具归纳利落。

　　（2）你需要根据办公场合选择最合适的电脑设备，最好准备一个大屏幕的电脑显示器。你可以在外面办公时使用笔记本电脑或智能手机，但是不管是在家里还是办公室，你最好使用带有大屏幕显示器的台式电脑。一般情况下，台式电脑对数据的处理速度要比笔记本电脑快很多，并且硬盘容量更大。

　　（3）除了准备打印机，还应该准备扫描仪。在乘坐交通工具时随手记下来的内容和从杂志上发现的有价值的东西，以及从别人那里获得的资料，你都可以把它们扫描后保存起来。把它们保存在电脑里，不仅不容易丢失，而且你扔掉原件后会节省书桌的空间，整个桌子也会整洁很多。

　　（4）千万不要忽视室内的细节布置。比如，光是开房间的灯是不够的，你还要放一盏台灯在书桌上，这对于你工作时集中注意力很有效果。尤其是在看纸质资料的时候，台灯能让你把注意力集中在资料上。另外，你可以把家人照片或者绿色植物等调节心情的东西放在书桌边，工作累了的时候看一看，对你调整工作状态很有帮助。

　　哈佛效率秘籍

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