　　《檔案管理學》（第四版）是“十二五”普通高等教育本科國傢級規劃教材。教材共分
　　四編17章，內容包括：檔案實體管理、檔案信息資源開發利用、專門檔案管理、檔案信
　　息化等四個檔案管理知識模塊。係統講述瞭檔案管理的理論、原則、規則、技術和方法。
　　其中，檔案實體管理知識模塊的內容包括：檔案實體管理的一般原則和方法，檔案價值鑒
　　定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的登記和統計等原理、技術和方法。檔
　　案信息資源開發利用知識模塊的內容包括：檔案信息資源開發的意義和原則，檔案檢索、
　　檔案編研、檔案提供利用等方麵的原理和方法。專門檔案管理知識模塊的內容包括：專門
　　檔案的概念及專門檔案的管理體製，人事檔案、會計檔案、聲像檔案的管理原理和方法。
　　檔案信息化知識模塊的內容包括：檔案信息化的內容與原則，電子文件管理、檔案數字化
　　等原理、技術和方法。
　　 21世紀的檔案管理對象已經發生瞭較大的變化，既包括傳統的以模擬方式記錄的檔
　　案，也包括以數字方式記錄的檔案。檔案管理模式也從既往的較為單一的管理模式，發展
　　成為目前的多元混閤管理模式。伴隨著這些發展和變化，中國檔案管理學的內容也在不斷
　　總結實踐經驗和吸納中外檔案管理理論研究的先進成果的基礎上，得到豐富和發展。
　　《檔案管理學》教材，是在長期從事檔案專業教育的專傢、學者們集體智慧勞動成果
　　的集成。在中國的檔案管理學的學科建設曆程中，學界前輩們的貢獻是值得我們永遠銘記
　　的。我們正是站在他們的肩膀上，繼承瞭他們開創的事業，纔完成瞭本次教材的修訂
　　工作。《檔案管理學》（第四版）主要補充和豐富瞭檔案價值鑒定、檔案分類、檔案檢索、檔
　　案保管、檔案編研、專門檔案管理等方麵的內容，更加深入地闡述瞭檔案價值鑒定的原
　　則、規則和方法，進一步明確瞭檔案分類的要求和做法，增加瞭建設檔案目錄數據庫的知
　　識，補足瞭檔案保管和檔案編研的工作內容和方法，介紹瞭對專門檔案管理的新要求和新
　　做法。從內容上看，《檔案管理學》（第四版）比第三版的內容更為係統、全麵。
　　《檔案管理學》（第四版）不僅可以作為國內普通高等學校的檔案專業教材，而且也可
　　以作為各級各類檔案行政機構、檔案館、檔案室、文件中心等組織開展檔案在職教育、繼
　　續教育、檔案工作人員職業技能培訓的教材。同時，也可以作為各種社會組織的從業人
　　員、信息管理人員瞭解本行業基本檔案管理知識和技能的學習參考書。

作者簡介

王英瑋管理學博士，中國人民大學信息資源管理學院（原檔案學院）教授、博士生
導師。他的主要研究領域是檔案學基礎理論、政府與企業檔案管理、專門檔案管理、信息
管理基礎理論。目前已經發錶學術論文數十篇，並主編、參編、撰寫瞭多部教材和專著，
其中《檔案管理學基礎》、《專門檔案管理》、《信息管理導論》、《檔案行政學》、《信息時代
的人事檔案管理》等教材，被我國高校和檔案管理部門廣泛采用。

陳智為中國人民大學信息資源管理學院（原檔案學院）教授、碩士生導師。他的主
要研究領域是檔案管理應用理論、檔案社會學、檔案行政學。他發錶過大量有社會影響力
的學術論文，並主編、撰寫瞭多部教材、專著，其中《新編檔案管理學》、《檔案管理學》、
《檔案行政學》等教材，被國內許多高校采用。

劉越男管理學博士，中國人民大學信息資源管理學院（原檔案學院）教授、副院
長、博士生導師。她的主要研究領域是電子文件管理、數字檔案館、信息資源管理。目前
已經發錶學術論文數十篇，並且主編、參編、撰寫瞭多部教材和專著，其中《電子文件管
理國傢戰略》、《建立新秩序》、《電子文件風險管理》、《政府網站的構建與運作》等
教材和專著，均受到社會的普遍好評。

緒論

第一編檔案實體管理
第一章檔案實體管理概論
第一節何謂檔案實體管理
第二節檔案實體管理的原則
第三節檔案實體管理的方法
第二章檔案價值的鑒定
第一節檔案價值鑒定工作的內容與要求
第二節檔案價值鑒定工作的規則與方法
第三節檔案價值鑒定標準
第四節檔案保管期限錶
第五節檔案鑒定工作的製度與組織
第三章檔案的收集
第一節檔案收集工作概述
第二節檔案館（室）藏建設
第三節檔案室的收集工作
第四節檔案館的收集工作
第四章檔案的整理
第一節檔案整理工作概述
第二節全宗
第三節全宗內檔案的分類
第四節立捲方法的改革
第五節立捲方法的改革附件
第六節類內案捲排列、案捲編號、捲內目錄、案捲目錄和檔號
第七節檔案整理中的組織管理
第五章檔案保管
第一節檔案保管概述
第二節檔案保管條件
第三節檔案庫房管理
第四節檔案保管製度
第六章檔案登記和統計
第一節檔案登記和統計概述
第二節檔案室的登記和統計工作
第三節檔案館的登記與統計工作
第四節檔案行政管理部門的統計工作

第二編檔案信息資源開發利用
第七章檔案信息資源開發與利用
第一節檔案信息資源開發的意義和原則
第二節檔案信息資源開發麵臨的主要障礙和應采取的措施
第三節檔案提供利用的含義與我國檔案利用理論的形成及發展
第八章檔案檢索
第一節檔案檢索概述
第二節《中國檔案分類法》
第三節《中國檔案主題詞錶》
第四節檔案著錄
第五節檔案標引
第六節檔案檢索工具與目錄中心
第七節檔案目錄數據庫
第九章檔案編研
第一節檔案編研工作概述
第二節現行文件編研
第三節曆史檔案編研
第四節檔案編研製度
第十章檔案提供利用
第一節檔案提供利用在檔案工作中的地位和怎樣做好檔案的提供利用工作
第二節檔案利用服務的方式
第三節檔案提供利用的宣傳和谘詢服務
第四節開放檔案

第三編專門檔案管理
第十一章專門檔案導論
第一節專門檔案概述
第二節專門檔案的管理
第三節專門檔案的管理體製
第十二章人事檔案
第一節人事檔案和人事檔案工作
第二節人事檔案的收集與鑒彆
第三節人事檔案的分類
第四節人事檔案的轉遞和查閱
第十三章會計檔案
第一節會計檔案概述
第二節會計檔案的收集與保管
第三節會計檔案的整理
第四節會計檔案的鑒定與銷毀
第五節會計檔案的提供利用
第十四章聲像檔案
第一節聲像檔案概述
第二節照片檔案
第三節錄音、錄像檔案

第四編檔案信息化
第十五章檔案信息化概論
第一節檔案信息化的概念和內容
第二節我國檔案信息化的發展階段
第三節檔案信息化的意義與發展原則
第十六章電子文件管理
第一節電子文件的概念和技術特點
第二節電子文件管理的目標和方法要點
第三節電子文件的形成與分類
第四節電子文件的鑒定與歸檔
第五節電子文件的著錄和開發利用
第六節電子文件的保管與移交
第十七章檔案數字化
第一節檔案數字化的概念和工作流程
第二節檔案數字化工作的要求
第三節檔案數字化的關鍵技術
第四節檔案數字化案例

精彩書摘

第二章檔案價值的鑒定

內容提要
本章重點講五個方麵的內容:一、檔案價值鑒定工作的內容與要求。二、檔案價值鑒
定工作的規則與方法。三、檔案價值鑒定標準。四、檔案保管期限錶。五、檔案鑒定工作
的製度與組織。

第一節檔案價值鑒定工作的內容與要求
一、檔案價值鑒定工作的概念
檔案價值鑒定工作，就是以科學的檔案價值鑒定理論為指導，閤理運用檔案價值鑒定
的原則、法律規範、標準、程序和方法，判定檔案的保存價值，確定檔案保存期限，決定
檔案“存”與“毀”的一項專業性檔案業務管理工作。
在紙質檔案占主導地位的時代，檔案價值鑒定工作的重心，是對檔案保存價值的評價
與預測，旨在解決檔案實體數量大量增長與檔案管理部門有限存儲空間之間的矛盾，並為
組織和人類社會保存相對充分的曆史活動證據和集體記憶。在電子文件和電子檔案占主導
地位的時代，檔案價值鑒定工作的重心，則是切實保障歸檔電子文件、電子記錄的質量，
並為組織和人類社會留存可以長期保存的真實、完整、可讀、安全的數字證據和數字記
憶。本節將重點說明以紙質檔案為主體的檔案價值鑒定工作。
檔案價值鑒定工作概念的內涵特徵主要包括:
第一，檔案價值鑒定工作必須以科學的檔案價值鑒定理論為指導。沒有科學理論指導
的檔案價值鑒定工作，必然是盲目的實踐活動，也會給組織和社會證據體係的完整性、係
統性和安全性帶來巨大的風險和損失。為此，中外檔案學理論研究都非常重視對檔案價值
鑒定理論的研究和探索，並提齣瞭諸如“雙重價值論”、“職能鑒定論”、“年齡鑒定論”、
“宏觀鑒定理論”、“文獻戰略”、“相對價值論”等理論思想。
第二，檔案價值鑒定工作必須遵從切閤實際的檔案價值鑒定原則、法律規範、標準、
程序和方法。“閤法閤規”，已經成為一種通行的指導檔案價值鑒定工作組織開展檔案價值
鑒定活動的原則。這種原則可以有效地避免檔案價值鑒定實踐中隨意、主觀地毀損檔案資
源問題的發生，並可以統一參與鑒定工作人員的思想，規範其鑒定行為，保證檔案價值鑒
定質量，提高檔案價值鑒定工作效率。
第三，檔案價值鑒定工作是對檔案保存價值的評價和預測。檔案之所以有保存的必
要，首先是因為它可以為其形成者提供較為充分的業務活動證據和法律證據，並可以為組
織和人類社會積纍和保存具有參考價值的經驗、數據、信息和知識。其次是因為在紙質檔
案占主導地位的時代，因文件和記錄的數量以幾何級數增長，人類社會沒有能力保存數量
如此巨大的文件和記錄，隻有通過鑒定，“去粗取精”，並根據有限的保存空間決定文件和
記錄的“存”與“毀”，將其中保存價值較大的留存下來，而對那些保存價值不大或沒有
保存價值的加以銷毀。
第四，檔案價值鑒定工作應對確定留存的檔案劃定保存期限。檔案作為一種證據性記錄
和曆史信息記錄，其發揮作用的時限是不同的。有的檔案發揮作用的時限是短期的，有的檔
案發揮作用的時限是長期的，有的檔案發揮作用的時限卻是永久的。檔案價值鑒定工作組織
和鑒定人員應根據對檔案發揮作用時間長短的估價和預測，閤理劃定留存檔案的保存期限。
第五，檔案價值鑒定工作是一項專業性很強的檔案管理業務工作。從事檔案價值鑒定
工作的人員，不僅應當熟悉和掌握檔案價值鑒定的理論、原則、規則、程序、規範、標準
和方法，而且要擁有足夠的業務工作經驗、嚴謹的工作作風、科學的工作態度和團隊閤作
精神。隻有如此，纔能保證檔案價值鑒定工作的質量，避免組織和國傢檔案財富的損失。

二、檔案價值鑒定工作的基本內容
檔案價值鑒定工作的基本內容包括:
（1）建立檔案價值鑒定的工作組織，完善檔案價值鑒定工作機製。需要開展檔案價值
鑒定工作的組織，應按法律法規的要求，成立檔案價值鑒定工作委員會或檔案價值鑒定工
作小組，並在單位主管（分管）領導的統一指揮下，開展檔案價值鑒定工作。完善的檔案
價值鑒定工作機製是確保檔案價值鑒定質量的重要保證性條件。其中應包括:有效的溝通
機製——確保鑒定工作中遇到的難點問題得到閤理解決;有效的管控機製——確保國傢有
關法律法規和標準得到切實落實;經驗記錄機製——使檔案價值鑒定工作中取得的經驗得
到記錄;風險防範機製——確保列入銷毀範圍內的檔案得到閤法閤規的處置，杜絕擅自銷
毀有保存價值的檔案和檔案處置過程中的失密、泄密等風險的發生。
（2）製定科學的檔案價值鑒定工作政策和規則，訂立閤理的工作程序、製度和標準。
檔案價值鑒定工作政策應明確說明檔案價值鑒定工作的主要目的和目標，承擔檔案價值鑒
定工作任務的組織和人員的責任和義務，檔案價值鑒定工作中的重點、難點問題的應對措
施，以及開展檔案價值鑒定工作的人、財、物的條件保障等。檔案價值鑒定工作的規則、
程序、製度和標準是開展此項工作的要件，缺一不可。檔案價值鑒定工作規則，可以有效
地保證參與鑒定的人員明確自己在整個鑒定工作中的行事要求和權限，有利於統一鑒定人
員的思想和行為，防範違規事件的發生。檔案價值鑒定工作程序，是根據檔案價值鑒定工
作的目標和任務，做齣整體工作業務的流程安排。檔案價值鑒定工作製度和標準，是根據
鑒定對象的實際情況，以國傢的有關法律法規為依據，製定的各項檔案鑒定工作製度和檔
案保管期限錶。
（3）具體判定檔案的保存價值，劃定需要保存檔案的具體保管期限。檔案價值鑒定人
員，可根據對檔案保存價值的判斷和估價結果，按照檔案保管期限錶，劃定列入保存範圍
的檔案的保管期限。
（4）處置列入銷毀範圍的檔案。在保證檔案內容安全的前提下，檔案價值鑒定工作組
織可以根據檔案銷毀製度和檔案安全保密製度的要求，選擇閤理的方式和方法，銷毀經過
鑒定已失去保存價值或保存價值不大的檔案，並做好處理工作。

三、檔案價值鑒定工作的要求
開展檔案價值鑒定工作必須從國傢和社會的整體利益齣發，既要考慮到檔案形成者的
業務工作需要，又要考慮到國傢和社會曆史記憶保存的需要，用全麵的、曆史的、發展的
和效益的觀點，科學閤理地判定檔案的保存價值。
（一）應從國傢和社會的整體利益齣發去判定檔案的保存價值
檔案價值鑒定工作是一項直接關係到一個國傢和民族的社會曆史記憶能否得到有效維
護、傳承和保護的重要工作，應從國傢和社會的整體利益齣發，科學地組織和開展。那種
隻考慮本單位利益，而忽視國傢和社會整體利益的檔案價值鑒定思想是十分有害的。因
為，每個立檔單位之所以會保存檔案，其直接的動力來源是為本單位的業務工作的可持續
進行，留存足夠的業務活動證據和法律所要求的證據，同時也為保證本單位業務活動的健
壯性，留存那些具有參考價值的文件和記錄。但是，隨著時間的流逝和立檔單位的業務發
展，原來留存的檔案就會逐漸失去其業務證據價值和業務參考價值，這時立檔單位繼續保
存這部分檔案的“原動力”就不存在瞭。如果一個組織隻顧及自身的利益，而缺乏國傢、
民族的整體利益意識，那麼必然的結果就是整個國傢和社會的曆史記憶不斷流失。為此，
在開展檔案價值鑒定工作時，尤其是在對“保存期滿”的檔案進行“定期鑒定”時，各立
檔單位和國傢檔案管理部門隻有遵循“從國傢和社會的整體利益齣發去判定檔案的保存價
值”的原則性要求，纔能保證我們的國傢記憶、民族記憶、社會曆史記憶的相對完整性，
纔能保證我們民族文化的長久傳承和發展。
（二）應采用全麵的觀點指導檔案價值鑒定工作
不謀全局者，難以謀一域。所謂用全麵的觀點指導檔案價值鑒定工作，從立檔單位角
度看，就是在判定檔案保存價值時，應全麵分析影響檔案保存價值的相關因素，綜閤判定
檔案的保存價值;從社會角度看，就是在判定檔案保存價值時，應避免隻從一個機關、一
個部門（機構）或個人的需要齣發去開展價值鑒定工作，而應從社會的需要齣發去開展工
作。從檔案管理的整體效益角度看，堅持全麵的觀點開展檔案價值鑒定工作，也是實現整
個國傢檔案資源體係建設整體優化目標的需要。如何有效地消除全宗之間的“檔案重復留
存”問題，關鍵的解決辦法之一，就是在檔案價值鑒定工作中切實采用“全麵的觀點”，
通過有效的整體控製手段和措施來實現。
用全麵的觀點指導檔案價值鑒定工作，有助於檔案價值鑒定人員從整體上把握和認識
有關全宗、類彆（係列）、案捲的保存價值，避免孤立地判定每一份文件的保存價值。
（三）應采用曆史的觀點指導檔案價值鑒定工作
檔案是曆史記錄，具有鮮明的曆史時代性特徵。那種隻從“現實需要”齣發判定檔案
保存價值的思想和行為，會給人類社會檔案記憶的完整性和連續性造成極大的損害。在鑒
定檔案價值時，堅持曆史的觀點，就是要根據檔案産生的曆史條件及其在曆史上的作用，
科學地評價其對維護人類社會曆史記憶的有用性，確定其保存價值。在檔案價值鑒定工作
實踐中，堅持曆史的觀點，就必須堅決反對片麵的實用主義觀點。
（四）應采用發展的觀點指導檔案價值鑒定工作
在檔案價值鑒定工作中，按照發展的觀點開展檔案價值鑒定工作，就是要充分考慮到
檔案保存的未來意義。檔案的保存不僅是現實社會存續和發展的需要，也是子孫萬代的生
存與發展需要。檔案價值鑒定工作人員應具有一定的預測未來社會發展需要的能力。隨著
數字時代的到來，一些在紙質檔案占統治地位的時代被鑒定為“保存價值不大”的文件和
記錄，其數字形態的記錄卻因為蘊藏著豐富的、可分析和加工的“數據”和“信息”，而
成為一種非常具有留存價值的資源。所以，那種簡單地認為“紙質文件和記錄”與“電子
文件和記錄”的保存價值相同的觀點和做法，是非常武斷和有害的。正確的做法是:紙質檔
案按傳統的價值鑒定標準去判定其保存價值;數字檔案（電子檔案）的價值鑒定標準則
應重新確定。
（五）應采用科學的效益觀點指導檔案價值鑒定工作
對於紙質檔案等傳統載體形態檔案的價值鑒定，必須考慮立檔單位和國傢檔案管理部
門的保存能力。那種認為隻要文件和記錄具有些許利用價值就應作為檔案加以保存的思想
觀念，不僅脫離實際，而且一旦實施就會勞民傷財。為此，開展檔案價值鑒定工作時，鑒
定人員應對列入保存範圍的文件和記錄的利用價值和利用效益，進行充分的預測和評價。
隻有當檔案發揮作用所帶來的經濟效益和社會效益大於我們所付齣的管理成本時，纔能認
為檔案是具有保存價值的。誠然，單純的“效益”觀點（即隻評價檔案保存的經濟效益，
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