《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)(升級版)》是一本教你快樂運用、享受Excel數據透視錶的書。跟著盧子前行,你不但能解決工作上的難題,提高工作效率,提升展現能力,還能讓數據透視錶成為你生活中的好“助手”,為你帶來樂趣。
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《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)(升級版)》操作版本為Excel 2013/2016,能夠有效幫助職場新人提升職場競爭力,也能幫助應屆生、財務、品質、數據分析、人力資源管理等人員解決實際問題。
陳锡盧,網名盧子,微博、微信公眾號同名:Excel不加班。20萬讀者支持的“Excel效率手冊 早做完,不加班”係列叢書作者。十年的Excel職場經驗,精通Excel函數和數據透視錶。
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——航航
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——明
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——悠悠她爹
目錄
第1章 對賬風波,職場不相信眼淚
1.1 告彆手工賬 2
1.2 傳統思維惹的禍 3
1.3 小結與練習 6
第2章 原來Excel也有“ 潛規則”
2.1 從頭開始學做錶 8
2.1.1 使用閤並單元格的後遺癥 9
2.1.2 畫蛇添足的錶格布局 15
2.1.3 數據錄入標準化 16
2.1.4 數據庫思維 17
2.2 數據統計智能化 18
2.2.1 將手中的計算器扔掉 18
2.2.2 30秒搞定客戶總額統計 20
2.3 小結與練習 24
第3章 數據透視錶顯神威
3.1 每月都有那麼幾天 28
3.1.1 小丁的苦惱 28
3.1.2 不堪迴首的往事 28
3.1.3 動三下鼠標,完成兩種統計 32
3.2 聊聊數據透視錶 34
3.2.1 什麼是數據透視錶 34
3.2.2 讓你愛上“拖拉” 35
3.2.3 小白也會用的“推薦的數據透視錶” 38
3.3 錯誤的初識 39
3.3.1 讓人望而生畏的Excel 2003
數據透視錶教程 40
3.3.2 跟老古董Excel 2003告彆 45
3.4 小結與練習 47
第4章 從零開始學數據透視錶
4.1 良好數據源必備的5個條件 50
4.2 創建基本的數據透視錶 53
4.2.1 勾選法添加字段到報錶中 55
4.2.2 新增加字段,讓數據透視錶多一個層次 57
4.2.3 重新改變布局 58
4.2.4 對數據透視錶進行篩選 60
4.3 數據透視錶智能化 61
4.3.1 刷新數據透視錶的三種常用方法 61
4.3.2 獲取動態數據源的兩種常用方法 69
4.4 節約時間小技巧 75
4.4.1 節約數據處理的時間 75
4.4.2 節約字段取消勾選的時間 76
4.5 小結與練習 77
第5章 讓數據分析更多樣化
5.1 排序讓數據更直觀 80
5.1.1 對金額自動排序 80
5.1.2 對分類手工進行排序 81
5.1.3 藉助自定義排序對學校進行特殊的排序 83
5.2 數據任我篩選 86
5.2.1 對分類進行篩選 87
5.2.2 搜索框的妙用 88
5.2.3 清除篩選從頭再來 90
5.2.4 將金額最大的前三所學校挑選齣來 91
5.3 人性化的組閤 94
5.3.1 對學校劃分等級 94
5.3.2 輕鬆實現按年月匯總金額 96
5.3.3 Excel 2016讓人驚嘆的日期處理能力 99
5.4 匯總方式大變身 101
5.4.1 獲取每個學校的最大金額、最小金額以及平均金額 101
5.4.2 獲取每個學校的金額占總計百分比 103
5.4.3 獲取每個分類占學校金額的百分比 105
5.4.4 對每個學校的金額進行排名 106
5.5 小結與練習 108
第6章 讓數據透視錶更美觀
6.1 突破默認設置 112
6.1.1 讓名稱更容易理解 112
6.1.2 設置單元格格式 114
6.2 個性化裝扮 115
6.2.1 藉助數據透視錶樣式一鍵換新妝 116
6.2.2 直觀的數據條 116
6.2.3 漂亮好用的迷你圖 118
6.3 人性化布局 121
6.3.1 將學校閤並單元格顯示 122
6.3.2 將學校重復顯示並去除分類匯總 125
6.4 小結與練習 129
第7章 數據透視錶原來可以更強大
7.1 執行計算 132
7.1.1 利用公式在數據透視錶外計算齣現的一係列問題 132
7.1.2 利用計算項獲取差異和占比 134
7.1.3 利用計算字段獲取差異 139
7.2 藉助公式將不可能變成可能 141
7.2.1 統計每個人員項目加班時間占比 141
7.2.2 多錶關聯統計 146
7.3 數據透視錶和數據透視圖嚮導的秘密 150
7.3.1 多錶格匯總各目的地中轉費跟重量 150
7.3.2 二維錶格匯總各目的地中轉費 154
7.3.3 數據安全 158
7.3.4 多重閤並計算區域的局限性 160
7.4 藉助SQL讓數據透視錶無所不能 162
7.4.1 什麼是SQL 163
7.4.2 藉助現有連接創建數據透視錶 164
7.4.3 突破多錶閤並計算區域匯總的局限性 168
7.4.4 進銷存管理 171
7.4.5 兩錶關聯處理訂單完成情況 176
7.4.6 神奇的多工作簿匯總 177
7.5 大數據的必殺技 181
7.5.1 將數據導入到Access 181
7.5.2 多錶關聯處理 186
7.5.3 多錶匯總 190
7.5.4 將數據重新導迴Excel 195
7.6 小結與練習 198
第8章 職場價值的體現
8.1 快速準確提供數據 202
8.1.1 客戶7月份銷售額統計 202
8.1.2 中鞦節銷量預測 206
8.1.3 安排生産 211
8.1.4 購進物料 213
8.1.5 資金安排 214
8.1.6 報告撰寫 216
8.2 讓分析更直觀 220
8.2.1 主要銷售客戶 221
8.2.2 主要銷售地區 226
8.2.3 主要銷售産品 228
8.3 小結與練習 231
第9章 數據透視錶常用問題解答和新亮點
9.1 數據透視錶常用問題解答 236
9.1.1 兼容模式闖的禍 236
9.1.2 標題缺失與雙行標題都不行 239
9.1.3 真假財務部,看似相同實則不同 240
9.1.4 數據透視錶選項中那些好用卻被忽視的功能 244
9.1.5 一個職業一個錶格 246
9.1.6 在每個項目後麵插入分頁符 249
9.1.7 將數據源中沒有的項目顯示齣來 252
9.1.8 數據透視錶之再透視 253
9.2 數據透視錶新亮點 254
9.2.1 每天不重復人數 254
9.2.2 讓篩選更加有魔法性的切片器 257
9.2.3 一眼識彆數據變化的日程錶 258
9.2.4 輕鬆逆透視,數據巧轉置 260
9.2.5 二維錶格轉一維錶格原來如此簡單 264
9.3 小結與練習 266
第1章 對賬風波,職場不相信眼淚
2012 年,盧子憑藉自己的Excel 應用能力成功轉行做財務。剛到新公司沒幾天,就目睹瞭一場對賬風波。臨下班前十分鍾的時候,客戶來結賬。財務小丁慌瞭,這個時間點來,乾活不急死人嗎!小丁對著7 月份的齣貨清單,敲瞭足足半個鍾頭的計算器,最後兩邊數據核對還是齣現瞭一點小問題。方總說瞭小丁幾句,這時小丁的眼淚在眼圈裏打轉,快哭齣來瞭。
1.1 告彆手工賬
剛到新公司就聽方總說,財務小丁的Excel 應用水平不行,數據經常計算錯誤。盧子作為新人,什麼情況都不知道,也不敢多言。不過從那以後,就對小丁多留瞭個心眼兒,看看她怎麼處理數據。盧子得空,翻看瞭小丁U 盤內的資料,發現隻有兩個月的數據,如圖1-1 所示。
也就是說,從2012 年6 月份纔開始用Excel 記錄數據。
圖1-1 U盤資料
如圖1-2 所示,盧子又翻看瞭一些賬本,發現在賬本上記錄的大多數是2011 年的數據。
圖1-2 2011年的手工賬
也就是說,從小丁來瞭以後,就告彆瞭手工賬,開始用Excel 記錄數據。盧子心裏想,懂
得藉助Excel 處理數據的人,水平能差到哪裏去。
1.2 傳統思維惹的禍
在往後的幾天裏,盧子也沒去看小丁處理數據,自己該做什麼就做什麼。這一天,在大傢準備下班的時候,11:50 客戶來瞭,要來結算上個月的齣貨金額。十分鍾說多也不多,說少也不少,如果事先有準備的話,應該綽綽有餘。退一萬步講,即使沒準備也應該沒問題纔對。
不過盧子太高看瞭小丁的Excel 應用水平,接下來這一幕讓盧子永生難忘!
小丁插入U 盤,打開瞭Excel 錶格,尋找客戶對應的每個數據,敲打起計算器。
啊!
用Excel填入數據,居然還用計算器計算。
盧子想看看她做的錶格是怎麼樣的,
如圖1-3和圖1-4所示,就是記錄下來的批發明細錶。
圖1-3 批發明細1
圖1-4 批發明細2
說明:實際錶格的數據比這個多很多倍,隻是為瞭方便說明,截取部分數據。
仔細觀察,可以發現幾個問題,同時盧子在思索著這樣的問題會帶來哪些麻煩。
(1)日期並不是真正的日期,這裏隻有一個月的數據,影響並不大。如果數據多於一個月,要對日期進行年月組閤等操作就無法直接實現。
(2)按一張紙的長度製作錶格,每頁匯總,這也許是為瞭方便後期打印而設置。這樣就會導緻數據源不連續,如果要對客戶進行篩選操作,隻能獲取第一頁的客戶,其他頁的客戶根本獲取不到。
(3)單價、金額含有單位,這樣會導緻數據無法直接求和。
(4)日期跟客戶使用閤並單元格,這是Excel 的大忌,會使數據處理難度加大。排序、篩選、求和等都會齣現問題。
溫馨提示
對微信公眾號“Excel 不加班”迴復“關鍵詞閤並單元格”,可以獲取更詳細的閤並單元格的危害。
看到這裏,盧子大概明白小丁為什麼使用計算器計算。因為這種錶格,除瞭函數或者VBA 高手,基本上搞不定。
當然這種錶格讓盧子重新用Excel 技巧整理後再統計,應該也用不瞭十分鍾。不過既然小丁沒提齣求助信息,盧子也不好插手,這樣其實也是對小丁的一種尊重。
盧子就這樣,一直站在她旁邊,看著她用計算器敲打著每個數據,直到全部統計完,用瞭差不多半個鍾頭的時間。不過最後的金額跟客戶提供的金額還是有差異,雖然推遲下班,但還是被方總說瞭幾句。
被說後小丁的眼淚在打轉。說真的,盧子也挺替她難過,不過有些事,還是得讓小丁吸取教訓纔行,下迴纔會有長進。
在職場,過程不重要,結果纔是最重要的。
同樣一個任務,一個人花瞭5 小時,吃瞭很多苦,做到60 分;另一個人花瞭5 分鍾,輕輕鬆鬆,做到瞭80 分。
你會給第一個人點贊,誇他棒嗎?
你隻會覺得他很笨。
不要再因為你付齣瞭多少辛苦,而自我感動瞭,你要多花那麼多力氣去做一件事,隻能說明你實力還不夠。
弱者纔喜歡用苦勞說話,強者隻會用業績說話,用作品說話。
其實,很多時候你的委屈,都源於你把自己想得太重要。
也許你覺得自己特彆悲慘,彆人特彆爽,隻是因為你屏蔽瞭彆人努力和辛酸的那一麵。彆
人隻不過是用你玩手機的時間來學習Excel 而已。
每個位置都有苦楚的部分。
貴為王健林或者馬雲,都有過艱難的睏境。
隻是優異的人,不會沉溺於委屈,而是想辦法去解決問題。
職場不相信眼淚。
彆哭瞭,要哭迴傢哭。
更酷的姿態是,把所有的委屈咽迴去,變成我們的鬥誌。
1.3 小結與練習
很多人雖然已告彆手工賬,但實際上把Excel 當成新的手工賬。把很多傳統的思維帶到Excel 中,這其實是很不好的習慣。Excel 相當於一個小型的數據庫,在用Excel 之前學點數據庫知識還是很有好處的。記住一句話:數據錄入隨心所欲,統計數據痛不欲生!
1. 如圖1-5 所示,小丁製作的齣貨明細錶中的日期並非真正日期,如何轉換成真正的日期?
圖1-5 日期轉換
2. 思考一下:如果是你,會怎樣製作這份批發明細錶?
前言
“拖拉”,形容一個人辦事緩慢、不痛快、時間觀念差、經常拖後期限的現象。
做事拖拉也是一種病嗎?沒錯!不斷推遲行動或任務,在心理學上被定義為“拖拉癥”。在《聖經》中,“拖拉”甚至曾被譯成“罪過(sin)”。
“拖拉”一直被認為是貶義詞,但是對於數據透視錶來說是最好的褒奬,拖、拉即是精華。拖、拉間完成各種統計分析。數據透視錶的各種布局都是藉助拖、拉這兩招來完成。我自己又何嘗不是在苦苦堅持著“拖拉”,為瞭所謂的靈感一再推遲。2011年年初,在Excel交流群跟朋友舉辦瞭兩個月的函數講座,同時創建瞭IT部落窩論壇(現在論壇已放棄),在論壇認識瞭李雲龍等。2012年年初,原本跟李雲龍等開始籌劃寫Excel書籍,目錄跟附件都已準備好,後來因個人原因中途退齣,有負大傢的期望。
退齣的原因,下麵是原話:
看到書稿群聊天記錄不知說啥好,最近說真的沒法靜下來,很多東西都沒有成熟。技能雖然重要,但還要結閤其他東西,如文筆、思路。現在完全沒有思路,如果寫齣來的隻是一堆垃圾,那意義不大。最近看瞭很多本書,不過說真的,沒有一本書的內容可以吸引我。不知道這幾個月的等待最後會怎樣,或許會竹籃子打水——一場空,這也是最悲劇的後果。不過即使我退齣,相信你們也能做好!
2012年年底,李雲龍的書籍齣版,寫得還不錯。
2013年年初,在新浪微博連續幾次收到邀請寫Excel技巧的書籍,原本還信心不足。跟好友“無言的人”等提起,她們都挺支持我寫書。後來一狠心,堅持下來,纔有此書。
說起我的成名作——《Excel效率手冊 早做完,不加班》,還有一個秘密一直沒說齣來,也就是某一天夜裏,突然失眠,也就是這次失眠成就瞭我。那天夜裏翻來覆去,就是睡不著,突然想到瞭Excel,想到瞭自己這麼多年跟Excel日夜相伴,Excel也成瞭我另外一個戀人。為何不寫自己與Excel談戀愛的全過程呢?初識、相知、相戀、相愛。
也正是因為有這麼一本與眾不同的書,一夜成名,纔有瞭後期的一係列作品。
2016年年初,清華大學齣版社的編輯找我聊瞭好幾次,Excel不加班係列叢書也該升級瞭,已經3年瞭。這時我的“拖拉”再次復發,又是一拖再拖,因為我確實沒有靈感。同時還有一個很重要的原因,目前市麵上沒有一本Excel書的升級版是成功的,升級版不過是換湯不換藥,重新把舊版本的截圖換成新版本。這樣的書籍,再版意義有多大呢?這就是我一直排斥升級的原因。
升級版如果不是心裏有瞭很深的感觸,有瞭很大的變動,那麼還不如不升級。這也就是我這次的從頭再來,刪除瞭所有舊版本的內容,重新寫數據透視錶升級版。其實這對我來說也是一次新的挑戰。既然沒有一本Excel書升級成功,那我就要竭盡全力,做到第一人。不管最後成功與否,我至少已經用心去做瞭,也對得起自己的天地良心。
為什麼你要這麼做呢?全書刪除重寫,你瘋瞭吧。
對,我確實是瘋瞭,因為數據透視錶是我最愛的功能,寫齣來的書,居然沒能讓你愛上數據透視錶,這不是我的“罪過(sin)”嗎?我要寫一本讓你愛上數據透視錶的書!
這其實是數據透視錶的一個從頭再來的功能影響到我。
正常我們如果想要從頭開始布局,就需要逐個取消字段的勾選,當字段比較多的時候要單擊好多次。
在“分析”選項卡中,選擇“清除”→“全部清除”命令。
全部清除後,數據透視錶就又變成一張空白的數據透視錶,可以重新按自己的需求布局。
清除瞭原版本的所有內容,就變成瞭一張空白的紙,我又可以重新布局。
來,一起聽一首歌——《從頭再來》。
“心若在夢就在,天地之間還有真愛,看成敗人生豪邁,隻不過是從頭再來。昨天所有的榮譽,已變成遙遠的迴憶。辛辛苦苦已度過半生,今夜重又走進風雨。我不能隨波浮沉,為瞭我至愛的親人,再苦再難也要堅強,隻為那些期待眼神 ……”
本書贈送的操作動畫,讀者可掃描封底上的微信公眾號“Excel 不加班”,然後迴復“透視錶”三個字,會齣現下載鏈接,點擊“下載鏈接”即可獲取。
另外,還得感謝以下參與本書編寫的人員:鄧丹、鄧海南、龔思蘭、李應欽、劉宋連、陸超男、邱顯標、吳麗娜、鄭佩嫻、鄭曉芬、周斌、呂洪飛、黃海劍、劉榕根。
編 者
拿到這本《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)升級版》後,我本來以為這會是一本枯燥的技術手冊,但翻開後纔發現,它完全顛覆瞭我的認知。書中並不是簡單羅列各種函數和操作技巧,而是以一種非常“接地氣”的方式,循序漸進地講解如何利用Excel這個強大的工具來提升工作效率。作者的語言風格非常平實,沒有那些華而不實的專業術語,讀起來就像和一位經驗豐富的前輩在交流心得一樣。尤其是關於透視錶的章節,我之前一直覺得透視錶是“高階”技能,很難掌握,但這本書的講解讓我豁然開朗。它從最基礎的原理講起,一步一步地演示如何構建和運用透視錶,並且結閤瞭大量的實際工作場景,比如如何用透視錶快速分析銷售數據、用戶行為等等。我最欣賞的一點是,書中不僅僅告訴瞭你“怎麼做”,更重要的是告訴你“為什麼這麼做”,以及這樣做能帶來什麼樣的好處。比如,它詳細解釋瞭透視錶為什麼能夠比傳統的數據篩選和排序更強大,為什麼能夠幫助我們一眼看穿數據背後的規律。看完之後,我感覺自己對Excel的理解上升瞭一個維度,不再是簡單地輸入數據、製作錶格,而是能夠真正利用它來解決實際問題,甚至提前預判潛在的風險和機會。這本書真的是我工作中的“救命稻草”,讓我擺脫瞭無數個加班的夜晚,真的做到瞭“早做完,不加班”。
评分這本書的齣現,簡直就是我在Excel學習道路上的一道曙光。我一直以來都覺得Excel的學習麯綫很陡峭,特彆是那些看起來非常“高大上”的功能,比如透視錶,總讓我望而卻步。然而,《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)升級版》徹底改變瞭我的看法。作者用一種非常人性化的視角,將透視錶這個復雜的功能拆解得無比清晰。它不是死闆的教科書,而是更像一本實用的“操作指南”,每個步驟都配有清晰的截圖和詳盡的解釋。我尤其喜歡它在講解過程中穿插的各種“小竅門”和“效率秘籍”,這些細節往往是日常工作中被忽略但卻能起到四兩撥韆斤作用的關鍵。例如,書中關於如何優化透視錶性能的建議,對於處理大型數據集來說尤為重要,它讓我避免瞭因效率低下而産生的挫敗感。而且,這本書的“升級版”名副其實,在透視錶的基礎之上,還延展瞭一些更高級的應用,比如動態報錶的構建思路,這讓我看到瞭Excel在數據分析領域的更多可能性。總而言之,這本書不僅僅是關於透視錶,它更是一種關於如何思考和解決問題的範式轉移,讓我真正體會到瞭Excel帶來的強大賦能。
评分作為一名剛剛入職不久的職場新人,我一直對Excel感到有些力不從心,尤其是在麵對那些看似復雜的數據報錶時,總是感到手足無措,加班也成瞭傢常便飯。偶然的機會,我在書店看到瞭《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)升級版》,抱著試試看的心態買瞭下來。這本書真的太適閤我瞭!作者的講解方式非常清晰易懂,即使是對Excel完全不瞭解的新人也能輕鬆上手。書中最讓我受益匪淺的是關於透視錶的介紹。它沒有一開始就拋齣復雜的概念,而是從最基本的數據整理開始,一步步引導我學會如何將零散的數據轉化為有價值的信息。通過書中的圖文並茂的講解,我學會瞭如何快速創建透視錶,如何調整行、列、值和篩選字段,以及如何利用透視錶進行數據匯總和分析。更重要的是,書中提供的很多實用技巧,比如如何快速找齣數據異常值,如何生成美觀的數據圖錶,都極大地提高瞭我的工作效率。現在,我不僅能夠按時完成工作,甚至還能提前完成,不再被加班睏擾。這本書就像我的“職場啓濛書”,讓我對Excel充滿瞭信心,也對未來的工作充滿瞭期待。
评分我是一名資深的Excel用戶,自認為對Excel的各種功能已經爛熟於心。但當我拿起《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)升級版》這本書時,我還是被深深地吸引住瞭。這本書的價值在於它不僅僅是“教你用”,更是“教你如何用得好,用得巧”。作者在透視錶的講解上,非常有深度,他不僅僅介紹瞭基本操作,還深入挖掘瞭透視錶的隱藏功能和高級技巧。我以前在做一些復雜的數據分析時,常常需要藉助VBA或者其他工具,但通過這本書,我發現很多看似棘手的問題,其實都可以用透視錶巧妙地解決。書中對於如何利用透視錶進行多維度分析、創建動態報錶、甚至進行一些預測性分析的講解,都讓我耳目一新。尤其是作者在書中提到的,如何通過透視錶將數據可視化,使其更具說服力,這一點我非常贊賞。這種從數據本身齣發,再到信息呈現的完整鏈條,纔是真正的高效。而且,這本書的排版和設計也非常人性化,閱讀起來非常舒適,不會産生疲勞感。我可以說,這本書刷新瞭我對Excel透視錶的認知,也讓我重新認識瞭Excel這個工具的強大之處,對於想要在數據分析領域更進一步的朋友來說,這本書絕對是必不可少的參考。
评分我是一名從事數據分析工作多年的老兵,接觸過各種各樣的數據處理工具,但Excel始終是我日常工作中不可或缺的利器。這次偶然的機會接觸到《Excel效率手冊 早做完,不加班(精華版 透視錶篇)升級版》,說實話,一開始我並沒有抱太大的期望,畢竟Excel的“乾貨”我接觸得不少。然而,這本書的內容深深地震撼瞭我。它並沒有停留在基礎的函數和公式層麵,而是將重心放在瞭Excel最核心、也是最能體現效率提升的“透視錶”上。作者並非泛泛而談,而是深入淺齣地剖析瞭透視錶的每一個細節,從數據源的選擇、字段的布局,到各種計算字段、分組、切片器等高級應用,都進行瞭詳盡的演示。書中的案例選取非常貼閤實際工作,涉及銷售、市場、人力資源等多個領域,讓我能快速找到與自己工作相關的場景,並將學到的技巧付諸實踐。更令人驚喜的是,書中還提到瞭如何通過巧妙的透視錶設計,來規避潛在的數據錯誤,提升數據分析的準確性。對於我們這些需要與海量數據打交道的人來說,這簡直是福音。讀完這本書,我感覺自己對透視錶的掌握程度有瞭質的飛躍,很多以前覺得復雜或者耗時的數據分析任務,現在都能在極短的時間內高效完成,效率的提升是顯而易見的。
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